Polityka ochrony danych osobowych przez NEON FLOWER sp. z o.o.
Ostatnia aktualizacja: 2025-01-24
1. Przedmiot informacji
Niniejszym przekazujemy Panu/Pani szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania przez nas Pana/Pani danych osobowych o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).
2. Administrator danych
2.1. Administratorem, tj. podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Pana/Pani dane osobowe, jest NEON FLOWER spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Eliasza Radzikowskiego 94A/106, 31-315 Kraków, KRS: 1193580, NIP: 9452316953.
2.2. Nie ustanowiliśmy inspektora ochrony danych.
2.3. Może Pan/Pani się z nami skontaktować:
- 2.3.1. listownie na adres: NEON FLOWER spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Eliasza Radzikowskiego 94A/106, 31-315 Kraków,
- 2.3.2. za pomocą wiadomości e-mail na adres: privacy@neonflower.ai.
3. Cel i podstawa przetwarzania danych
Pana/Pani dane osobowe, uzyskane przy nawiązywaniu współpracy oraz w trakcie jej trwania, wykorzystujemy w następujących celach:
3.1. zawarcia i wykonania zawartej umowy - (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b) RODO np.:
- 3.1.1. przygotowania i złożenia oferty,
- 3.1.2. zawarcia umowy,
- 3.1.3. sprzedaży towarów/świadczenia usług,
- 3.1.4. weryfikacji zgodności świadczeń z postanowieniami umowy lub przepisami prawa,
- 3.1.5. wykonywania obowiązków gwarancyjnych,
3.2. czynności niezbędnych do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (podstawa prawna: art. 6 ust 1 c) RODO np. przekazanie danych na żądanie uprawnionych organów i instytucji,
3.3. realizacji naszych tzw. prawnie uzasadnionych interesów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 f) RODO, to jest:
- 3.3.1. przyznawania i zarządzania dostępem do usług, w szczególności danych logowania do usług cyfrowych oraz programów komputerowych,
- 3.3.2. zapewnienie obsługi usług płatniczych,
- 3.3.3. windykacji należności, w tym prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych,
- 3.3.4. wykrywanie naruszeń naszych praw podmiotowych i zapobieganie naruszeniom,
- 3.3.5. weryfikacji wiarygodności płatniczej.
3.4. Pana/Pani dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
3.5. W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych (w tym dostawców modeli językowych sztucznej inteligencji, usług hostingowych oraz baz danych) Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), w stosunku do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony.
4. Przekazywanie danych
Pana/Pani dane osobowe mogą zostać przez nas przekazane:
4.1. podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu w zakresie niezbędnym do prowadzenia przez nas działalności gospodarczej, to jest:
- 4.1.1. pracownikom/zleceniobiorcom w zakresie wykonywania obowiązków służbowych,
- 4.1.2. innym podmiotom pośredniczącym w sprzedaży naszych towarów/usług,
- 4.1.3. podmiotom obsługującym nasze systemy teleinformatyczne lub udostępniającym nam tego rodzaju systemy i narzędzia, w tym podmiotom udostępniającym modele językowe (LLM), platformy hostingowe oraz zdalne bazy danych, które są wykorzystywane lub zintegrowane z oferowanymi przez nas programami komputerowymi oraz oferowanymi usługami cyfrowymi,
- 4.1.4. kontrahentom wspierających nas w wykonywaniu łączącej nas z Panem/Panią lub Pana/Panią pracodawcą lub zleceniodawcą umowy, np. w obsłudze korespondencji lub nadawania i zarządzania uprawnieniami dostępu,
- 4.1.5. podmiotom świadczącym nam usługi doradcze, informatyczne, hostingowe, konsultacyjne, audytowe, prawne, podatkowe, księgowe lub personalne.
4.2. innym administratorom danych przetwarzającym dane we własnym imieniu:
- 4.2.1. podmiotom prowadzącym działalność pocztową/kurierską,
- 4.2.2. podmiotom nabywającym wierzytelności,
- 4.2.3. podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (np. banki lub instytucje płatnicze),
- 4.2.4. podmiotom współpracującym z nami m. in. przy obsłudze spraw księgowych, rachunkowych, podatkowych, informatycznych, hostingowych, prawnych lub personalnych w zakresie, w jakim staną się administratorem danych,
4.3. uprawnionym organom i instytucjom państwowym.
5. Dobrowolność podania danych
Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest w pełni dobrowolne. Wymagamy od Pana/Pani podania danych, niezbędnych do zawarcia i wykonania przedmiotu wzajemnej umowy. Jeżeli nie zostaną nam podane niezbędne dane osobowe, niestety nie będziemy mogli zawrzeć z Pana/Panią lub podmiotem, w imieniu której Pan/Pani działa umowy, a w razie jej zawarcia będziemy musieli umowę rozwiązać lub od niej odstąpić. W razie nawiązania współpracy możemy wymagać od Pani/Pana podania danych niezbędnych do wykonania obowiązków przewidzianych przepisami prawa powszechnie obowiązującego np. w celu dokonania rozliczeń podatkowych. W razie niepodania tego rodzaju danych wymaganych przez ustawę, może zostać Pan/Pani narażona na roszczenia oraz sankcje określone przepisami prawa, np. roszczenia odszkodowawcze.
6. Okres przechowywania danych
6.1. W transakcjach związanych z realizacją umowy dane będą przechowywane przez okres wykonania przedmiotu umowy oraz okres niezbędny dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń dotyczących umowy.
6.2. W związku z realizacją przepisów prawa Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane przez okresy określone w przepisach prawa powszechnie obowiązującego.
6.3. W okresie, w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku prawnego, będziemy przechowywać Pana/Pani dane osobowe przez ten okres.
7. Pana/Pani uprawnienia związane z danymi osobowymi
7.1. Przysługują Panu/Pani następujące prawa związane z przetwarzaniem przez nas Pana/Pani danych osobowych:
- 7.1.1. prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do informacji o danych osobowych oraz uzyskania kopii danych osobowych,
- 7.1.2. prawo sprostowania danych osobowych, jeżeli są nieprawidłowe oraz prawo do uzupełnienia danych niekompletnych,
- 7.1.3. prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
- 7.1.4. prawo do przeniesienia danych osobowych,
- 7.1.5. prawo usunięcia danych osobowych,
- 7.1.6. prawo wniesienia skargi do organu ochrony danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) w przypadku stwierdzenia niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych,
- 7.1.7. prawo cofnięcia w każdym momencie każdej udzielonej zgody na przetwarzania danych bez podawania przyczyn,
- 7.1.8. prawo do sprzeciwu wobec:
- 7.1.8.1. przetwarzania przez nas danych na potrzeby marketingowe, jeżeli nam takiej zgody Pan/Pani udzieliła lub udzieli w przyszłości,
- 7.1.8.2. przetwarzania przez nas danych osobowych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów przez nas realizowanych z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją.
7.2. Pana/Pani prawa wymienione powyżej możesz realizować w każdym czasie, występując do nas odpowiednim żądaniem zgodnie z podanymi powyżej informacjami kontaktowymi.
7.3. Mamy obowiązek udzielenia Panu/Pani informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniami, bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin, o którym mowa powyżej, możemy przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, z zastrzeżeniem, iż w terminie miesiąca od otrzymania żądania musimy Pana/Panią poinformować o przedłużeniu terminu wraz z podaniem jego przyczyn.
7.4. Jeżeli nie podejmujemy działań w związku z Pana/Pani żądaniami, to niezwłocznie – najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania – poinformujemy Pana/Panią o powodach niepodjęcia działań oraz możliwości wniesienia przez Pana/Panią skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Dany Osobowych oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.
7.5. Udzielimy Panu/Pani informacji, o których mowa powyżej, listem poleconym, na podany przez Pana/Panią adres pocztowy lub drogą elektroniczną, na podany przez Pana/Panią adres e-mail.
7.6. Poinformujemy o sprostowaniu lub uzupełnieniu lub usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania Pana/Pani danych osobowych, których dokonaliśmy w wykonaniu żądania, każdego odbiorcę, któremu zostały one przez nas ujawnione. Nie będziemy musieli przekazać takich informacji jedynie wówczas, gdy okaże się to niemożliwe (np. w razie likwidacji działalności) lub będzie to wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku (dane ujawniono wiele lat temu oraz pomimo podjętych prób nie udało się nawiązać kontaktu z odbiorcą). Na żądanie, poinformujemy Pana/Panią o odbiorcach, którym przekazaliśmy informacje o sprostowaniu lub usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych osobowych, a także o odbiorcach, których nie udało się nam powiadomić.
7.7. Wszelka komunikacja i działania podejmowane przez nas w związku z Pana/Pani żądaniami, o których mowa powyżej, są wolne od opłat. Jeżeli jednak Pana/Pani żądania będą ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, np. z uwagi na ustawiczny charakter, będziemy mogli pobrać rozsądną opłatę, uwzględniającą administracyjne koszty udzielenia informacji, komunikacji lub podjęcia żądanych działań, albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
Kontakt w sprawach niniejszej polityki
NEON FLOWER sp. z o.o., ul. Eliasza Radzikowskiego 94A/106, 31-315 Kraków
E-mail: privacy@neonflower.ai
Informacje o dokumencie
- Tytuł: Polityka ochrony danych osobowych NEON FLOWER sp. z o.o.
- Organizacja: NEON FLOWER sp. z o.o.
- Data wejścia w życie: 1 marca 2026 roku
- Wersja: 1.0
- Status: Zatwierdzona przez Zarząd
- Właściciel dokumentu: Prezes Zarządu NEON FLOWER sp. z o.o.
Zastrzeżenia prawno-autorskie
Majątkowe prawa autorskie do niniejszego dokumentu przysługują NEON FLOWER sp. z o.o. Utrwalanie, obrót, zwielokrotnianie lub rozpowszechnienie wymaga pisemnej zgody NEON FLOWER sp. z o.o. pod rygorem nieważności.
NEON FLOWER sp. z o.o. nie wyraża zgody na rozpowszechnianie niniejszego dokumentu w celu eksploracji tekstów i danych.
Zatwierdził: Tomasz Łaś, Prezes Zarządu NEON FLOWER sp. z o.o. Data: 1 marca 2026 roku.